隱私權政策
最後更新日期：2026 年 5 月 17 日
適用範圍聲明
本隱私權政策僅適用於「好記單一入口」帳號管理服務（網址：auth.hokinote.com）。本平台旗下其他服務（預約系統、個人助手、諮商記錄儲存系統、諮商紀錄輔助系統）各有其專屬隱私政策。
特別說明，本平台旗下兩項心理諮商相關服務，其資料儲存位置不同，請務必留意：
- 諮商記錄儲存系統（產品代號 Records）：諮商紀錄儲存於您本機電腦，採用 SQLCipher 本地加密，本平台並未持有、傳輸或儲存該等資料。
- 諮商紀錄輔助系統（產品代號 Scribe）：諮商錄音與轉錄報告係由您上傳至本平台之自有機房主機處理（位於中華民國境內，未委託任何公有雲服務），並以 SQLCipher 加密儲存。屬於個人資料保護法第六條所稱「特種個人資料」，請特別審慎使用並確保已取得當事人明確同意。
一、蒐集者
本平台之蒐集者為「好記資訊有限公司」（旗下品牌「好記工作平台 HokiNote」），以下簡稱「本公司」或「本平台」。
二、蒐集目的
本平台依據個人資料保護法（以下簡稱「個資法」）及相關法規，為下列特定目的蒐集、處理及利用您的個人資料：
- 帳號註冊、身份驗證與登入管理（代號 069 契約、類似契約或其他法律關係事務）
- 服務提供與使用者體驗改善（代號 090 消費者、客戶管理與服務）
- 提供雲端身份驗證服務（代號 135 資（通）訊服務）
- 系統維運與資料庫管理（代號 136 資（通）訊與資料庫管理）
- 安全防護、異常偵測與多重要素驗證（代號 170 資通安全與管理）
三、蒐集來源
本平台之個人資料來源為您於本網站表單（包含註冊、登入、帳號設定等流程）主動填寫並提交之資料，以及您使用本服務時系統自動產生之連線紀錄。本平台不向第三方購買或交換個人資料。
四、蒐集之個人資料類別
- 辨識個人者：電子郵件地址、顯示名稱、密碼（加密儲存）
- 連線紀錄：IP 位址、瀏覽器 User-Agent、登入時間、登入失敗紀錄
- 安全驗證：多重要素驗證（MFA）設定狀態
五、個人資料利用之期間、地區、對象及方式
- 期間：自註冊起至您主動刪除帳號、或本平台終止服務為止。
- 地區：中華民國境內。資料儲存於 Google Cloud Platform 台灣機房（asia-east1）。
- 對象：僅限本平台內部各服務模組間之身份驗證與授權使用，本平台不會將您的個人資料銷售或提供予商業合作之第三方。法定例外情況另詳第十四節。
- 方式：以加密傳輸（TLS）與加密儲存（bcrypt）方式處理，並以 JWT 數位簽章進行服務間認證。
六、資料次處理者（Sub-processor）
為提供本服務，本平台委託下列雲服務商以「資料處理者（Data Processor）」身分代為處理您的個人資料。「資料處理者」依個資法與 GDPR 區別於「第三方」，僅依本平台指示處理資料，不得自行使用您的個資：
- Google Cloud Platform（GCP） — 提供資料庫主機（PostgreSQL）、容器執行環境及金鑰管理服務（Secret Manager），資料地理位置為台灣機房（asia-east1）。本平台已與 Google 簽訂 Cloud Data Processing Addendum（CDPA）。
- Google Workspace（Gmail SMTP） — 用於寄送帳號驗證信、密碼重設信等系統通知信件，受 Google Workspace Data Processing Amendment（DPA）保護。
本清單將於新增或變更次處理者時更新並於本頁公告。
七、資料正確性責任
您應確保提供予本平台之個人資料均為真實、正確且完整。若您提供之資料有變更，請及時透過「帳號設定」更正。因您未提供正確資料或未及時更正致本平台無法提供完整服務或致生損害者，本平台不負相關責任。
八、當事人權利
依據個人資料保護法第三條規定，您對本平台所持有之個人資料得行使下列權利：
- 查詢或請求閱覽（透過「帳號設定」查看個人資料）
- 請求製給複製本（透過「資料匯出」功能下載所有個人資料）
- 請求補充或更正（透過「帳號設定」修改顯示名稱）
- 請求停止蒐集、處理或利用（透過「刪除帳號」功能執行）
- 請求刪除（透過「刪除帳號」功能，帳號將被匿名化處理）
行使上述權利請聯繫本平台個資保護專員（聯絡方式詳見第十七節）。本平台將於收到請求後 15 日內處理。
九、申訴管道
若您認為本平台之個資處理有違反個資法之情形，得依下列方式申訴：
- 先向本平台個資保護專員申訴（聯絡方式詳見第十七節）。
- 若對本平台之處理結果不服，得向您所在之直轄市、縣（市）政府申訴，或向法務部「個人資料保護專區」查詢相關救濟方式。
十、電子同意
您於註冊本平台時勾選「我已閱讀並同意隱私權政策」之選項，依電子簽章法第四條規定，視為您對本隱私權政策內容之書面同意。本平台將於 sso_users 資料表中以時間戳記方式紀錄您之同意時點，作為日後舉證之依據。
十一、網站追蹤與紀錄
為維護服務安全與提供身份驗證，本平台於您使用時自動記錄下列資訊：
- 連線資料：IP 位址、瀏覽器 User-Agent、登入時間、登入失敗紀錄
- Cookie：本平台於
.hokinote.com 網域下設置 hoki_sso（維持登入狀態）與 hoki_csrf（防止跨站請求偽造攻擊）兩個功能性 cookie。此為功能性 cookie，非用於追蹤或廣告目的。
本平台不使用第三方分析工具（如 Google Analytics）或廣告追蹤 cookie。
十二、自動化分析聲明
本平台不對您的個人資料進行自動化決策（automated decision-making）或剖析（profiling）。您的帳號狀態變更（如鎖定、停權）皆由本平台人員依規則人工檢視後執行。
十三、安全維護措施
- 密碼以 bcrypt 不可逆加密儲存
- 支援 TOTP 多重要素驗證（MFA）
- JWT RS256 非對稱加密簽章
- 登入失敗鎖定機制（5 次失敗鎖定 15 分鐘）
- API 頻率限制
- 所有傳輸皆使用 HTTPS（TLS 1.2+）加密
十四、第三人共用之情形
本平台僅於下列法定情況下，得提供您的個人資料予本平台以外之第三人：
- 法律明文規定者
- 為履行法定義務所必要者
- 司法機關因犯罪偵查或審判之必要，依法請求提供者
- 為防止他人權益重大危害且您難以表示意思者
- 已取得您之書面同意者
於上述法定情形外，本平台不會將您之個人資料銷售、租賃、交換或提供予任何商業合作之第三方。
十五、自由選擇與拒絕提供之後果
您得自由選擇是否提供本平台所請求之個人資料。若您拒絕提供必要資料（例如電子郵件、密碼），將無法完成註冊或登入，亦無法使用本平台之服務。
十六、隱私權政策之修訂
本平台保留修訂本隱私權政策之權利。修訂後將於本頁面公告更新日期，不另行個別通知。您於修訂後繼續使用本服務，視為同意修訂後之內容。
十七、聯絡方式
若您對本隱私權政策、個人資料處理或行使您的當事人權利有任何疑問，請聯繫本平台個資保護專員：dpo@hokinote.com
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